Il y a quelques mois, mon collaborateur, Responsable du Capital Humain, m’apprenait que, normalement, pour chaque visite médicale d’embauche, le médecin du travail doit avoir la fiche de poste de la personne recrutée. Jusqu’à récemment, nous ne le faisions pas. Et cette démarche est fondée car, l’absence de fiche de poste ou des fiches de postes mal élaborées expose l’organisation à des risques qui ne sont pas nécessaires.

Comme la nôtre auparavant, il se pourrait que votre organisation ne sache pas le rôle vital que les fiches de poste jouent dans la prévention des accidents, et serait tentée de les négliger avec pour conséquences des actions légales contre elles.

La fiche de poste n’est pas seulement un outil qui décrit le travail à accomplir et les exigences du poste, à comprendre les rôles et les responsabilités des uns et des autres. Elle va plus loin. Elle protège l’entreprise contre les actions légales, et permet aussi d’informer les travailleurs sur les risques santé et sécurité liés à leurs activités, et les moyens de prévention à mettre en place pour prévenir ces risques.

Cette fiche accompagne donc l’employé dans tout son parcours dans l’entreprise, au moment de son recrutement, en cas de changement de poste, ou lorsque les risques évoluent.

Le défi est alors de la rendre vivante pour qu’elle joue son rôle au maximum. Mais comment ? Ce qui entraîne l’obsolescence d’une fiche de poste c’est qu’une fois conçue, elle est présentée au travailleur, puis laissée aux oubliettes. Pour éviter cela, il est important de mettre sur pieds des déclencheurs qui vont provoquer les modifications ou les relectures, soit par l’employé lui-même, soit par son supérieur hiérarchique.

1. Confier les relectures à l’employé concerné par la fiche de poste.

De mon expérience, il est plus pertinent de confier la responsabilité de relecture au bénéficiaire de la fiche de poste, non au Département des Ressources Humaines directement. L’employé concerné doit régulièrement la lire pour se rassurer que sa fiche de poste continue à couvrir les risques auxquels il est soumis. S’il y a de nouveaux risques, il doit pouvoir les identifier.

Par exemple, il arrive que l’accomplissement d’une activité demande des habilitations nécessaires produites par l’employeur, et que la fiche de poste ne les contient pas ; l’employé peut être invité à remonter l’information à sa hiérarchie ou au Directeur des ressources Humaines.

Ce point nous conduit au deuxième choix pour garder la fiche de poste vivante pour les besoins de sécurité de l’employé.

2. Inviter les supérieurs hiérarchiques à s’intéresser aux gens.

Il arrive que les employés qui présentent des points à modifier dans leur fiche de poste soient perçus comme étant des gens à problème par leur supérieur hiérarchique. C’est pourquoi la mission confiée aux employés de scruter leurs fiches de postes pour identifier tous les changements nécessaires devrait faire partie de la culture de l’organisation.

En plus, les responsables doivent se voir comme étant appelés à prendre soin de leurs collaborateurs. Ils ne doivent pas seulement s’occuper du travail à accomplir par le collaborateur, mais se rassurer que celui-ci est en sécurité. La performance des responsables n’est plus seulement limitée à ce que son Département a accompli, mais du niveau de sécurité des gens qui travaillent sous lui.

Grâce à cet esprit, la collaboration est rendue aisée. Au lieu de voir l’interpellation du collaborateur à modifier la fiche de poste comme une source de conflit, le supérieur hiérarchique l’accueille.

3. Choisir une périodicité pour la revue des fiches de poste.

Le Département des Ressources Humaines, accompagné d’autres responsables doivent déclencher la revue des fiches de poste en se donnant des périodes précises. Une fiche de poste n’est pas conçue une fois pour toute. Pendant ces revues, les données de modification recueillies par l’employé destinataire de la fiche de poste peut faire l’objet de discussions et de débats.

Par ailleurs, des questions spécifiques doivent être discutées pour faciliter les séances de travail : y a-t-il des modifications de la réglementation qui impactent la sécurité de la position ? Y a-t-il de nouveaux procédés, et équipements qui influencent la manière de réaliser le travail ? Y a-t-il une nouvelle stratégie qui ajoute ou réduit les contraintes liées au poste ? Quels incidents la division a-t-elle connu qui a révélé de nouveaux risques ? Quel est l’impact des actions correctives sur la fiche de poste ? Etc.

Ces questions doivent meubler les discussions. L’état d’esprit qui doit guider toutes les personnes à cette revue est celui de prendre soin, de protéger.

Gildas Tankou
Directeur Général
STANDARDS, SAFER OPERATIONS